3. NHẬP PHÁT SINH VÀ SỬA CHỨNG TỪ

 

 

­    Phần mềm Smart cho chức năng rất đơn giản để một kế toán dễ dàng nhập một chứng từ, bởi v́ Smart chỉ có một màn h́nh nhập duy nhất, nếu đă biết nhập một chứng từ th́ các chứng từ c̣n lại cũng có thể nhập được.

­    Cách thực hiện nhập phát sinh như sau:

 

3.1 .Nhập phát sinh:

 

            Thao tác nhập phát chung cho các loại chứng từ trên màn h́nh nhập:

­    Nhập phát sinh là khâu quan trọng nhất. V́ vậy bạn hăy đọc kỹ phần này.
Nhập phát sinh chỉ có một màn h́nh nhập duy nhất. Khi bạn nhập chứng từ nào th́ bạn chọn chứng từ đó từ hộp danh sách [Loại chứng từ gốc] rồi Enter (Bắt buộc phải Enter) rồi nhập thông tin trên chứng từ vào màn h́nh nhập.

­    Chú ư quan trọng: tất cả các theo tác nhập trên màn h́nh bạn đầu phải dùng phím Enter để nhảy từ ô này qua ô khác

­    Bạn nhập thông tin trên hóa đơn lên màn h́nh nhập này. Đầu tiên là Seri hóa đơn,số hóa  đơn, đến ngày hóa đơn bạn nhấn Enter phần mềm sẽ xuất hiện cho bạn 1 Form Thông tin khách hàng để bạn nhập thông tin khách hàng vào. Ở Form này bạn nhập Mă KH,nếu khách hàng này chưa có trong danh mục khách hàng th́ bạn có thể tạo mă KH trực tiếp ở đây bằng cách gơ mă mới vào rồi nhấn Enter phần mềm sẽ hiện Form cho bạn khai thêm khách hàng vào,sau khi khai xong bạn nhấn Save lại là xong nó trở về Form thông tin khách hàng. Sau khi bạn chọn được Mă KH nhấn Enter th́ thông tin về địa chỉ, mă số thuế,sẽ tự động nhảy vào, bạn chỉ việc gơ thêm vào ô Mặt hàng. Những thông tin này sẽ được phần mềm đẩy qua HTKK, nếu phần này bạn không khai báo ǵ th́ khi kết xuất qua HTKK sẽ không có thông tin ǵ cả.

­    Sau khi nhập đến ô Mặt hàng bạn Enter xuống ô Gán mă ĐTPN, nếu để chữ C có nghĩa là bạn gán thông tin khách hàng ở trên vào Mă ĐTPNCO trên màn h́nh nhập phát sinh c̣n bạn để chữ N th́ sẽ gán thông tin khách hàng vào Mă ĐTPNNO(C: bên có ; N: bên nợ)

­    Bạn tiếp tục nhấn Enter để xuống ô mă người giao dịch và địa chỉ người giao dịch, th́ mặc định phần mềm sẽ lấy tên và địa chỉ khách hàng ở trên nhưng bạn có thể thay đổi lại theo ư bạn, những thông tin này sẽ được dùng để in PT hoặc PC nếu bạn thu tiền hoặc chi tiền. Sau khi nhập xong mục này bạn lại nhấn Enter để qua ô Nhân Viên Bán, bạn nhập mă và tên nhân viên bán nếu bạn muốn theo dơi doanh thu theo nhân viên bán hoặc nhân viên tiếp thị. Sau khi bạn nhập xong mục này Enter đến ô ghi chú và bấm Save lại

­    Sau khi bạn nhập xong thông tin khách hàng và Save lại th́ bảng này sẽ đóng lại và trở về màn h́nh nhập phát sinh như lúc đầu, lúc này con trỏ chuột của bạn đang nằm ở ô Số chứng từ. Phần mềm sẽ tự động nhảy số chứng từ, b́nh thường số chứng từ sẽ nhảy theo tháng, VD bạn nhập phiếu chi số 1 của tháng 1 th́ số chứng từ được đánh là 001/01, số phiếu chi 01 của tháng 2 là 001/02.

­    Sau khi đánh số chứng từ xong bạn nhấn enter qua ô ngày chứng từ, ngày chứng từ sẽ tự động đánh theo ngày hóa đơn tuy nhiên bạn có thể sửa lại ngày chứng từ nếu hóa đơn của bạn có thể về trước hoặc về sau kỳ hạch toán, VD hóa đơn tháng 1 bạn muốn khai thuế trong tháng 2 th́ bạn gơ ngày chứng từ là tháng 2

­    Sau khi nhập ngày chứng từ bạn enter qua ô HD VAT, ô này dùng cho việc khai báo thuế của bạn, bạn nhấn F4 phần mềm sẽ xổ xuống cho bạn 1 danh sách bao gồm: V (Thuế đầu vào), R ( Thuế đầu ra), TT (hóa đơn thông thường,HD trực tiếp), NK (Thuế nhập khẩu), X (Không có thuế) những tờ hóa đơn nào bạn không muốn khai thuế th́ bạn chọn X hoặc TT  th́ tờ hóa đơn này sẽ không xuất hiện trên tờ khai thuế,V1, V2, V3, V4, V5 Tương ứng với 5 biểu thuế trong bảng kê đầu vào của hỗ trợ kê khai.

­    Sau khi chọn ở ô HD VAT bạn enter xuống ô nội dung, ở ô này ghi nội dung diễn giải để in ra số sách.

­    Tại các Combobox như Tài khoản Nợ, Tài khoản Có, Mă ĐTPN Nợ, Mă ĐTPN Có, Mă YTCP Nợ, Mă YTCP Có, Mă DM Nợ, Mă DM Co. Bạn nhấn F4 để list lên danh mục. Nhấn F1 để t́m theo tên.

­    Khi nhập tới Textbox [Tổng tiền] bạn nhấn Enter 2 lần để lưu bút toán nếu chứng từ này c̣n bút toán nữa bạn nhập tiếp cho tới Textbox [Tổng tiền] rồi lại enter 2 lần cứ tiếp tục như vậy cho tới khi nào xong chứng từ đó th́ Nhấn F12 chọn Yes để lưu chứng từ và chuyển sang chứng từ mới hoặc Click vào New chọn Yes.

­    Tại các Textbox dữ liệu là dạng Số như [Số lượng],[Đơn giá],[Thành tiền],[Tiền thuế] bạn nhấn F1 để thực hiện tính toán.

3.1.1.Thực hiện Nhập phiếu chi (PC): Chỉ dùng cho phiếu chi tiền mặt

NHAP PC

­    Bạn chọn chứng từ là PC rồi Enter, khi đó xuất hiện màn h́nh bạn điền đầy đủ thông tin Mă HD, Kư hiệu mẫu HD, Seri HĐ, Số HĐ. Nếu làm những PC cho những tờ hóa đơn không có Seri, Số hay Ngày HĐ,hay làm PC cho nội bộ chẳng hạn th́ ở những ô này để trống và tại ô HD VAT phải để là X.Đến tại ô(Combobox) Ngày HĐ ta Enter thấy xuất hiện Form Thông tin khách hàng.

­    Form này dùng để nhập thông tin về khách hàng để in ra báo cáo thuế và in Chứng từ. Nếu bạn không nhập vào khi cập nhập vào HTKK cột thông tin khách hàng vào mặt hàng sẽ không có.

THONG TIN KHACH HANG

                  Mă KH : F1 t́m theo tên,F4 List danh sách mă. Nếu khách hàng này chưa có trong danh mục đối tượng pháp nhân th́ bạn thêm mă cho đối tượng này bằng cách gơ mă vào rồi Enter khi đó Smart sẽ hỏi có muốn thêm hay không bạn chọn Yes để mở FORM khai báo thông tin khách hàng mà thêm.

­    Gán vào Textbox Mă ĐTPN  : Nếu nhập là N th́ Smart sẽ gán mă khách hàng trong form này vào mă ĐTPN nợ. Nếu là C th́ gán vào mă ĐTPN có.

­    Nếu bạn thấy các thông tin trên form này đúng rồi th́ nhấn Esc để đóng nó lại

­    * Chi tiền - Tài khoản nợ là tài khoản chi phí: Ví dụ: Bút toán Nợ: 6427,1331/ Có:1111

CHUNG TU PC

­    Số chứng từ là số phiếu chi, ngày chứng từ là ngày phiếu chi. Sau khi nhập tới ô Tổng tiền bạn Enter 2 lần, sau đó nhấn F12 => Enter để lưu. Smart sẽ lưu bút toán thứ nhất cho bạn. Nếu 1 phiếu chi có nhiều hóa đơn th́ bạn cứ nhập tiếp, rồi chọn NEW (nhấn  F12) để chuyển sang phiếu chi mới, khi đó bạn muốn View Phiếu chi ra xem th́ bạn nhấn phím View hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + P trên màn h́nh nhập hoặc Ctrl + P  trong sổ chứng từ gốc.

­    Tại ô thành tiền hoặc tiền thuế nếu muốn sử dụng máy tính th́ nhấn F1.

­    Tại ô YTCP Nợ (Yếu tố chi phí Nợ) dùng để theo dơi chi phí theo yếu tố ví dụ như điện,nước,điện thoại cho mỗi pḥng ban...vv, mỗi pḥng bạn đặt 1 mă.

­    Sau khi nhập xong bạn Click vào Mở KTSC để kiểm tra xem.

­    Nếu lỡ nhập sai mà đă f12 lưu rồi mà ko muốn vào KTSC sửa mất thời gian ta có thể ấn vào mục 4 trên màn h́nh nhập là sửa chứng từ, pm sẽ hiện ra list các chứng từ đó chọn chứng từ vừa nhập rồi enter phần mềm sẽ hiện ra form sửa chứng từ đó cho bạn sau đó thao tác sửa như bt

Chú ư : sau khi nhấn F12 bạn mới có thể Click vào View hoặc In được

* Nếu chi tiền - Tài khoản nợ là tài khoản công nợ như 331, 141 …th́ nhập như sau.

 Ví dụ: Bút toán Nợ:331,141/ Có:1111

Nếu tài khoản nợ là tài khoản công nợ th́ bạn đưa mă khách hàng vào mă ĐTPN Nợ (Đối Tượng Pháp Nhân Nợ) để theo dơi công nợ (Phải trả là trả cho nhà cung cấp nào, chi tạm ứng là tạm ứng cho nhân viên nào), các thông tin khác bạn vẫn nhập b́nh thường.

3.1.2. Thực hiện nhập phiếu thu (PT)

Dùng thực hiện các nghiệp vụ thu tiền mặt dịch vụ mua bán, doanh thu tài chính …

Ví dụ :  Bút toán Nợ 1111/ Có 5111,515,711,33311

NHAP PT

­    Số chứng từ là số phiếu thu, ngày chứng từ là ngày phiếu thu. Sau khi nhập tới ô Tổng tiền bạn Enter 2 lần. Smart sẽ lưu cho bạn. Nếu 1 phiếu thu có nhiều hóa đơn th́ bạn xong hóa đơn 1 rồi Enter 2 lần để lưu bút toán (Hóa đơn 1) và tiếp tục nhập tiếp. xong th́ nhấn F12 để chuyển sang phiếu chi mới đồng thời lưu chứng từ vừa mới nhập vào.

* Nếu thu tiền do khách hàng trả nợ:

            Ví dụ : Bút toán là:  Nợ 1111/ có:131, 141

th́ ta phải đưa đối tượng pháp nhân có vào để theo dơi công nợ (Phải thu là thu của ai, thu tạm ứng là tạm ứng của nhân viên nào)

Chú ư : sau khi nhấn F12 bạn mới có thể Click vào View hoặc In.

3.1.3. Thực hiện nhập chứng từ ngân hàng (CTNH)

Chừng từ này dùng cho nhập các  loại nghiệp vụ có liên quan đến Thu, Chi ngân hàng

- Cách nhập giống như các loại chứng từ trên nhưng khi định khoản đến tài khoản công nợ th́ bạn điền đối tượng pháp nhân vào.

-Chú ư tất cả chứng từ liên quan đến ngân hàng ta đều có thể hạch toán trên 1 chứng từ là CTNH chỉ cần định khoản đúng là được.

3.1.4. Thực hiện nhập Phiếu nhập kho (PNK)

Dùng thực hiện các nghiệp vụ nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm

Ví dụ : các định khoản   Nợ 156,152,1331/ Có 331,111 hoặc Nợ 155/ Có 154…

-       Nhập phiếu nhập cũng giống như nhập Phiếu Chi. chỉ khác ở chỗ là bạn phải đưa mă hàng hóa vào ô

NHAP PNK

VTHH Nợ để theo dơi nhập xuất tồn kho. Nếu phiếu nhập kho có nhiều mặt hàng th́ khi tới ô Tổng tiền bạn Enter 2 lần sau đó Smart sẽ quay lại mă VTHH Nợ để bạn nhập tiếp mặt hàng nữa. Cứ như vậy khi nào xong th́ bạn nhấn F12 để chuyển qua phiếu mới.

Trong trường hợp mă hàng hóa này chưa có th́ bạn gơ mă hàng mới vào ô VTHH Nợ rồi Enter. Smart sẽ hỏi bạn có thêm hay không bạn chọn Yes để thêm. Màn h́nh để thêm vật tư hàng hóa như sau:

THEM VAT TU HH

Trên màn h́nh này ghi thông tin của hàng hóa, nguyên liệu hay thành phẩm phát sinh mới, ghi mặc định đơn giá, thuế suất phần trăm chiết khấu để sau này bán hàng nó tự động hiểu không cần nhập lại.

Lưu ư trước khi thêm mă mới bạn nhấn F1 để t́m theo tên xem mặt hàng này có trong danh mục vật tư hàng hóa hay chưa. để tránh trường hợp 1 mặt hàng đặt thành 2 mă khác nhau.

- Nếu theo dơi theo nhiều kho th́ bạn nhập mă kho vào ô [ĐTPN Nợ].

*Cách nhập chiết khấu cho PNK:

-Trường hợp chiết khấu giảm giá nhập trên từng mặt hàng:

Để hiện ô phần trăm chiết khấu và tiền chiết khấu trên màn h́nh nhập. Ta vào mục 2.Danh mục các loại chứng từ đến loại chứng từ là PNK sau đó ta di chuyển qua cột Có Chiết Khấu đễ chữ T Và Cột Chiết Khấu HDBR ta để chữ số 1 . Lưu ư nếu ở cột Chiết Khấu HDBR ta để chữ T Th́ tiền chiết khấu sẽ không giảm trên tiền hàng mà sẽ hạch toán tiền chiết khấu vào doanh thu khác (711).Sau đó ta vào nhập PNK màn h́nh sẽ hiện 2 ô phần trăm và tiền chiết khấu cho ta nhập.Số tiền chiết khấu sẽ được giảm trực tiếp trên tiền nhập kho.

NHAP NVL

+Trường hợp chiết khấu trên cả hoá đơn số tiền chiết khấu sẽ được đưa vào doanh thu khác (711).

-Trường hợp này ta nhập PS PNK như b́nh thường sau khi nhập xong tờ hoá đơn ta ấn F5 để chiết khấu.

CHIET KHAU PNK

- Đối với nghiệp vụ đem tiền mặt đi mua hàng rồi nhập kho ngay th́ bạn nhập vào Phiếu nhập kho. Khi đó ḍng phiếu nhập kho sẽ có thêm cột SO_PC (số phiếu chi). V́ vậy phiếu nhập kho này cũng chính là phiếu chi.

3.1.5.Thực hiện nhập hóa đơn bán ra (HDBR), chiết khấu bán hàng và Xuất Kho (PXK) :

Khi xuất kho Smart có 2 phương pháp :

Xuất kho ngay khi bán hàng (Có nghĩa là khi nhập hóa đơn bán ra Smart sẽ tự động xuất kho). Phương pháp này thường áp dụng cho các đơn vị có loại h́nh thương mại.

PHAP HDBR

Chú ư nếu theo dơi hàng hóa theo nhiều kho th́ bạn nhập mă kho vào ô ĐTPN Có

Nếu áp dụng theo phương pháp này th́ khi nhập hóa đơn bán ra người sử dụng phải nhập mă hàng xuất vào ô VTHH Có. đồng thời trong Danh Mục Các Loại chứng từ cột [Có VTHH] để là T vào cột [Có Xuất Kho] để là T. Như vậy khi nhập hóa đơn bán ra Smart sẽ tạo ra 3 bút toán là 

SO CHUNG TU GOC HDBR

Sau khi nhập xong bạn vào sổ chứng từ gốc kiểm tra lại xem đúng không.

Sau khi nhập xong mặt hàng thứ nhất th́ Smart sẽ tự động quay lại ô VTHH Có bạn nhập tiếp mặt hàng thứ 2 .cứ như vậy cho tới mặt hàng cuối cùng rồi nhấn F12 để chuyển sang chứng từ mới.

Chú ư nếu bút toán Nợ 632,Có 156 không thấy xuất hiện trong sổ chứng từ gốc . Th́ bạn vào Cài đặt thông số kiểm tra lại giá trị tại ḍng 12 (danh sách tài khoản doanh thu) . Nếu tài khoản doanh thu bạn đang sử dụng mà chưa khai báo trong cài đặt thông số th́ Smart sẽ không xuất kho .

Chú ư : Nếu bạn chưa khai báo [danh sách tài khoản doanh thu] trong [cài đặt thông số] th́ có thể dẫn đến việc Smart không tạo phiếu xuất kho và bút thuế giá trị gia tăng hạch toán không đúng. Khi mới cài đặt th́ mặc nhiên là ('511','5111','5112','5113','5114','711','3387') nhưng nếu bạn mở thêm chi tiết th́ bạn phải khai báo thêm. 

Chiết khấu bán hàng:

Tùy theo doanh nghiệp của bạn chiết khấu trước thuế hay sau thuế mà bạn làm như sau:

-       Chiết khấu trước thuế phần trăm theo từng mặt hàng: bạn vào Hệ thống danh mục => Danh mục chung => Các loại chứng từ tại cột có mă cột là Có Chiết Khấu  bạn nhấn F10 khai báo chữ T  ở ô Chiết Khấu HDBR để bật chức năng chiết khấu trước thuế theo từng mặt hàng, khi đó trên màn h́nh HDBR xuất hiện 2 ô là  %CK (Phần trăm chiết khấu), tiền CK(tiền chiết khấu) để bạn điền vào như sau:

PHAP HDBR CK

Khi đó bạn vào sổ chứng từ gốc smart cho bạn nhưng bút toán khi bạn nhập hóa đơn bán ra có chiết khấu như sau:

CTGOC HDBR

-       Chiết khấu trước thuế phần trăm trên tổng hóa đơn: cách nhập giống như hóa đơn bán ra, sau khi chọn hết mặt hàng xuất bán, bạn nhấn F5 Smart cho bạn màn h́nh để bạn nhập phần trăm chiết khấu:

-       Sau khi bạn nhập xong phần trăm chiết khấu => Nhấn Hạch toán => F12 để lưu hóa đơn bán hàng lại.Sau đó bạn vào sổ chứng từ gốc kiểm tra lại hạch toán.

HDBR CK

Thông thường phần mềm sẽ làm PXK cho bạn khi nhập HDBR, nhưng bạn có thể xuất kho bằng PXK

  Xuất kho bằng cách nhập phiếu xuất kho (do người sử dụng nhập). Những đơn vị làm xây dựng th́ bắt buộc phải sử dụng phương pháp này.

PHAP PXK

Chú ư khi nhập phiếu xuất kho th́ chỉ cập nhật số lượng. Không cần nhập đơn giá thành tiền. Cuối tháng xử lư lại đơn giá theo phương pháp đánh giá hàng tồn kho mà bạn chọn.

3.1.6. Thực hiện nhập Phiếu nhập kho nhập khẩu (PNKNK) và bút toán khấu trừ GTGT hàng nhập khẩu

Khi có tờ khai hải quan bạn nhập kho hàng hóa như sau.

NHAP PNKNK

Bạn chưa nhập thuế GTGT mà chỉ nhập thuế nhập khẩu.

Tại ô TS NK (Thuế suất nhập khẩu) bạn nhập thuế nhập khẩu vào.

Nếu có thuế tiêu thụ đặc biệt th́ bạn nhập thuế TTĐB vào ô này

15

Tại ô Seri HĐ bạn nhập TKHQ   để tiện theo dơi sau này bạn vào sổ chứng từ gốc đứng ở cột Seri hóa đơn lọc TKHQ th́ sẽ ra toàn bộ phần nhập kho nhập khẩu

Tại ô Số HĐ bạn nhập số tờ khai hải quan.

Tại ô HD VAT bạn nhập X.

Sau khi nhập xong bạn vào trong Sổ chứng từ gốc sẽ thấy như sau.

 PHAP PNKNK CO TTDB

Như vậy mỗi một mặt hàng sẽ có 3 ḍng tương ứng . (Tiền hàng, tiền thuế nhập khẩu, tiền thuế TTĐB)

Khi nộp thuế nhập khẩu.

NOP THUE NHAP KHAU

Lưu ư tại ô ĐTPN Nợ bạn nhập TK12345

Nếu bạn khai báo tài khoản 3333 là tài khoản công nợ th́ theo cách nhập trên bạn sẽ biết được số dư 3333 của từng tờ khai . Điều này rất tiện lợi bởi như vậy chúng ta sẽ biết được tờ khai nào đă nộp thuế nhập khẩu tờ khai nào chưa nộp thuế nhập khẩu.

Khi nộp thuế GTGT nhập khẩu bạn hạch toán đồng thời hai bút toán sau.

 - Nộp tiền thuế GTGT của tờ khai nhập khẩu:

NOP THUE GTGT NHAP KHAU1

 

Hạch toán để khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu

VAT NK1

Lưu ư tại ô HD VAT bạn nhập NK để biết đây là thuế GTGT nhập khẩu

Tại ô Thông Tin Khách Hàng bạn điền đầy đủ thông tin Mă KH, Tên KH, Địa Chỉ, Mặt Hàng, để qua báo cáo thuế mới có thông tin.

Tại ô Mă ĐTPN có bạn nhập là TK12345 để Smart theo dơi thuế GTGT của từng tờ khai.

Nếu tài khoản 33312 bạn khai báo là tài khoản công nợ trong cài đặt thông số th́ bạn sẽ biết được tờ khai nào chưa nộp thuế GTGT tờ khai nào đă nộp. Điều này rất quan trọng. Bởi khi xếp bạn hỏi ḿnh c̣n nhưng tờ khai nào chưa nộp thuế GTGT. chỉ việc chọn mục Sổ công nợ => In tổng hợp công nợ theo tài khoản => gơ tài khoản cần in là 33312 bạn sẽ có ngay kết quả.

Tại ô thành tiền bạn gơ số tiền thuế VAT của tờ khai, sau đó bạn nhấn Enter sẽ xuất hiện 1 bảng để bạn nhập thuế suất thuế GTGT hàng nhập khẩu và ô tiền hàng là tổng số tiền hàng tính thuế (bao gồm cả thuế nhập khẩu và thuế TTĐB nếu có của tờ khai => Sau đó OK quay lại màn h́nh nhập, ô TS và THUẾ VND để trống => Tổng tiền Enter 2 lần => Bấm F12 để lưu

 3.1.7.Thực hiện hạch toán hàng trả lại (HTHTL)

Bạn chỉ việc nhập vào loại chứng từ là Nhập kho hàng trả lại (NKHTL) chương tŕnh sẽ mở form hạch toán hàng trả lại như sau:

·          Hạch toán hàng trả lại theo Số HD

- Tại ô Tên database th́ mặc nhiên là database hiện hành (Nếu HD trả lại là của PNK năm ngoái th́ bạn chọn database tương ứng của năm ngoái)

- Tại ô mă khách hàng bạn nhấn F4 để chọn. Nếu muốn t́m theo tên th́ nhấn F1.

- Tại ô Số HĐ bạn chọn số hóa đơn khách hàng trả lại bằng cách nhấn F4,nếu nhấn F4 mà không thấy ǵ th́ bạn gơ số HĐ cần trả vào.

- Nhập lại tài khoản trả lại và tài khoản có cho đúng

- Mặt hàng nào có trả th́ gơ số lượng trả vào cột số lượng . C̣n mặt hàng nào không trả th́ nhập số lượng là 0.

- Click vào nút Hạch toán.

- Mở Sổ chứng từ gốc lên kiểm trả lại (KTSC).

*  Hạch toán hàng trả lại không theo số hóa đơn

Ta cũng dùng loại chứng từ là NKHTL ở bên mục Tùy Chọn Trong form này ta click vào mục chọn Không theo số hóa đơn mục tự động hạch toán nợ 15* có 632 nếu muốn phần mềm tự động làm bút toán nhập kho hàng bán bị trả lại.

Sau đó ta quay lại tab Thông tin chọn tiếp tục chọn mă khách hàng, đánh seri hóa đơn, số hóa đơn trả lại ngày hạch toán.Rồi ấn Xem trước phần mềm sẽ tạo ḍng nợ 531 có 131 ở dưới ta đánh các thông tin mặt hàng trả lại số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất vào. Nếu trả lại nhiều mặt hàng ta ấn nút F5 phần mềm sẽ tạo ḍng tiếp theo để ta hạch toán.

Xong rồi ta ấn Hạch toán vào KTSC là xong.

3.1.7.1 Thực hiện nhập xuất kho trả lại người bán

-Chức năng này được đưa vào phần mềm từ năm 2014 trước đó không có. Chức năng này để xuất kho trả lại hàng từ những phiếu nhập kho mà doanh nghiệp đă nhập trong ḱ.Để sử dụng chức năng này đầu tiên ta vào Danh mục các loại chứng từ tạo loại phiếu là PXKTL.

CTU PXKTL1

Sau đó ta vào mục Nhập phát sinh => 7.Xuất kho trả lại người bán để thực hiện hạch toán ở đây.

*Database ta chọn database tương ứng. Mặc định là database hiện hành.

*TK nợ là TK nợ hàng hóa lúc ḿnh nhập phiếu nhập kho (TK cấp 1) .Phần mềm mặc định là (152,153,156)

*Loại chứng từ là loại phiếu nhập tương ứng lúc bạn nhập phát sinh . Phần mềm để mặc định là PNK

*Tại ô khách hàng ta chọn nhà cung cấp tương ứng sau đó nhấn enter

*Tại ô số HD chọn số HD tương ứng của PNK bị trả lại rồi ấn enter.

*Sau Đó bạn ấn xem trước th́ phần mềm sẽ hiện ra các bút toán trả lại Nợ 331 có 156/152.

*Sau đó bạn qua tab thông tin hạch toán PXK vào KTSC rồi click vào Lấy số chứng từ th́ phần mềm sẽ tự động lấy số chứng từ cho PXKTL này.

*Sau đó bạn qua tab Tùy chọn khác để chọn các tùy chọn mà bạn muốn.Ở đây phần mềm đang để mặc định. Hạch toán thuế chứng từ này là đầu ra. Nếu bạn muốn hạch toán thuế là đầu vào hoặc muốn không xử lư đơn giá xuất kho chứng từ này khi chạy đơn giá .Th́ bạn click vào mục tương ứng.

*Sau đó ấn vào Hạch toán vào KTSC rồi vào sổ chứng từ gốc kiểm tra là xong.

           

3.1.8 Thực hiện nhập chứng từ PBCP ( Phân bổ chi phí)

3.1.8.1.Chứng từ này dùng phân bổ chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu nhập kho

Ví dụ:  Đơn vị bạn mua một lô hàng nhập khẩu. Sau khi hàng về cảng th́ đơn vị bạn thuê công ty vận chuyển ABC để vận chuyển về kho. Khi đó bạn muốn phân bổ chi phí vận chuyển này cho lô hàng nhập khẩu th́ bạn làm như sau:

- Vào nhập phát sinh chọn phiếu PBCP (Phân bổ chi phí mua hàng).

Untitled34

Xuất hiện màn h́nh nhập cho bạn.

+ TH1: Nếu chi phí mua hàng bạn đưa trực tiếp vào 1561,1521 luôn th́ bạn nhập b́nh thường như PC hoặc PKT khác, gơ Seri,số HD,ngày HD,Thông tin KH, những hóa đơn mà không có thuế th́ để trống và ô HD VAT th́ để X

NHAP PBCP

+ TH2: Nếu bạn đưa hết chi phí mua hàng vào 1562 và từ 1562 bạn mới phân bổ sang 1561,1521:

Trong trường hợp này th́ những hóa đơn mua chi phí mua hàng bạn đă nhập ở những phiếu khác như là PC hoặc PKT, sau đó bạn tập hợp lại và đem phân bổ.

-Bạn cũng vào phiếu PBCP, phần Seri,số,ngày HĐ bạn bỏ trống, Ô HD VAT bạn để là X, TK nợ là 1561,1521 và TK có là 1562, bạn gơ số tiền cần phân bổ vào:

NHAP PBCPTH2

 

Khi nhập xong nhấn F12 th́ Smart sẽ hiện lên một form cho phép bạn phân bổ hóa đơn này cho phiếu nhập kho nào.

19

-Đầu tiên bạn sẽ nh́n thấy phần mềm sẽ list ra cho bạn danh sách CPPB và danh mục tất cả những PNK, bạn chỉ việc click chuột lên danh sách chi phí phân bổ, tiếp theo bạn chọn tiêu chí phân bổ,phần mềm có 2 tiêu chí phân bổ là phân bổ theo giá trị và số lượng. Sau đó bạn nhấp chuột chọn PNK nào bạn muốn phân bổ và nhấn F3 (Chọn/bỏ chọn),ở cột Có PB sẽ xuất hiện chữ T, nếu bạn muốn PB cho nhiều PNK th́ chọn PNK tiếp theo và nhấn F3. Bước tiếp theo bạn click chọn vào nút PHÂN BỔ phần mềm sẽ tự động phân bổ chi phí cho bạn,

- Sau khi bạn thực hiện thành công PBCP,bạn nh́n lên danh mục chi phí PB những phiếu PBCP bạn đă phân bổ rồi PM sẽ tự động xóa khỏi danh sách, những phiếu c̣n lại là những phiếu chưa được phân bổ. Nếu muốn PB tiếp th́ bạn tiếp tục chọn để PB nhé.

Sau khi phân bổ xong bạn vào sổ chứng từ gốc kiểm tra lại xem đúng chưa nhé.

3.1.8.2 Phân bổ chi phí mua hàng theo tháng.

- Phương pháp này áp dụng trong trường hợp bạn phân bổ chi phí mua hàng cho tất cả các PNK, PNKNK, PNKNL trong 1 tháng

- Trước đó toàn bộ chi phí mua hàng bạn đă đưa vào TK 1562…,

- Để phân bổ chi phí mua hàng theo tháng bạn vào Menu chính chọn Xử lư cuối tháng, Ở Menu con bạn chọn mục 9. Phân bổ chi phí mua hàng theo tháng.

PHAN BO CPMH THEO THANG

Sau khi chọn phần mềm sẽ xuất hiện cho bạn From dưới đây:

- Đầu tiên bạn chọn tháng để phân bổ. Tiếp theo ở ô chứng từ nhập bạn nhập bạn để tên phiếu mà bạn đă dùng để nhập kho, giả xử là PNK, PNKNK, hay PNKNL… Nếu bạn để ở ô này là PNK th́ chi phí sẽ phân bổ cho những phiếu PNK, nếu bạn để là  PNKNK th́ chi phí sẽ phân bổ cho những phiếu PNKNK, nếu bạn để là PNKNL th́ sẽ phân bổ cho những phiếu PNKNL

- Đến ô TK nợ bạn gơ TK mà bạn cần phân bổ vào. VD 1561, 1521…,

- Đến ô TK có bạn gơ TK mà bạn đem đi phân bổ. VD 1562…

- Ô số tiền PB bạn gơ số tiền bạn muốn phân bổ vào và chọn ngày bạn muốn hạch toán.

- Xuống dưới tại ô Tùy chọn các loại chứng từ, ở ô này có 2 tùy chọn cho bạn đó là Phân bổ cho 1 loại chứng từ Phân bổ cho nhiều loại chứng từ, Nếu bạn chỉ phân bổ cho những phiếu nhập kho mà bạn đă chọn ở ô chứng từ nhập th́ ở mục này bạn chọn vào mục thứ nhất, c̣n bạn muốn phân bổ chi phí cho nhiều phiếu như PNK,PNKNK,PNKNL,… th́ bạn chọn vào mục thứ 2, có nghĩa là chi phí mua hàng sẽ được phân bổ cho tất cả các phiếu này.

- Tiếp theo đến ô Chọn cách phân bổ, bạn chọn các tiêu chí phân bổ là theo giá trị hoặc số lượng

- Sau cùng bạn bấm Xử Lư phần mềm sẽ tự động phân bổ cho bạn, sau khi xử lư phân bổ xong bạn vào sổ chứng từ gốc để xem kết quả, bạn sẽ thấy những phiếu phân bổ có tên là PBCP_NK.

3.1.9. Thực hiện nhập ủy nhiệm chi

Nhập Ủy Nhiệm chi cũng b́nh thường như các chứng từ khác. Chỉ có điều khi bạn nhập đến ô diễn giải => Enter Smart cho bạn 1 màn h́nh trên màn h́nh này bạn điền các thông số liên quan đến bên trả tiền và bên nhận tiền. Tại các ô mă đơn vị trả tiền và mă đơn vị nhận tiền  bạn nhấn F1 để t́m theo tên,F4 t́m theo mă. Bạn muốn in UNC này th́ sau khi lưu chứng từ bạn vào Sổ chứng từ gốc t́m đến phiếu UNC này và bấm Ctrl + P

 

3.1.10. Thực hiện nhập Phiếu kế toán

Chứng từ này dùng để nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khác các nghiệp vụ kinh tế trên chẳng hạn như: trích lương, phải trả nhà cung cấp, các bút toán điều chỉnh, … v.v

3.1.11. Thực hiện nhập phiếu TTTU (Thanh toán tạm ứng) :

Chứng từ này dùng để hạch toán thanh toán tạm ứng phần tạm ứng nhân viên đă ứng trước.

·         Khi tạm ứng cho nhân viên ta dùng PC hạch toán N 141 C 111

·         Sau đó khi nhân viên đă mua hàng về và trả hóa đơn để thanh toán Tạm ứng ta dùng phiếu TTTU ta nhập phát sinh tương tự với các phiếu khác VD: N 6427 ,1331 / C141 th́ khi enter đến Textbox MADTPNCO phần mềm sẽ hiện ra list các PC mà nhân viên đó đă tạm ứng. Ta chọn và Enter chọn PC thích hợp rồi nhập phát sinh b́nh thường.

Sau khi nhập xong nếu muốn in mẫu thanh toán tạm ứng. Th́ ta vào danh mục các loại chứng từ khai báo file mẫu excel để in là MCTTTTU hàm in là TTTU

3.1.12. Thực hiện nhập trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) và chi phí chờ phân bổ(CPCPB)

3.1.12.1. Nhập và trích tài sản cố định : Chức năng trích khấu hao tự động bằng phần mềm

- Trong quá tŕnh nhập chứng từ liên qua đến tài sản cố định chẳng hạn như chi tiền mặt mua tài sản cố định smart sẽ xuất hiện màn h́nh để bạn khai báo tài sản cố định hoặc bạn vào B. Tài sản cố định =>1. Tài sản cố định  => 1.Danh mục tài sản cố định để khai báo tài sản.

TAI SAN CO DINH

Bạn vào mục B. Tài sản cố định =>1. Tài sản cố định  => 1.Danh mục tài sản cố định

DANH SACH TSCD

-       Tại cột STT (số thứ tự) bạn gơ số thứ tự theo từng tài sản

-       Cột Mă TS (mă tài sản) bạn gơ mă tài sản vào, mỗi tài sản bạn đặt cho nó 1 mă để phần mềm phân biệt được từng loại tài sản giống như mă hàng hóa vậy, Chú ư khi khai mă TS th́ không được để mă trùng nhau, mă không có kư tự đặc biệt (@,$,#,-,...), không có dấu tiếng việt…

-       Cột tên tài sản dùng để gơ tên tài sản vào,

-       Đến cột số lượng và đơn vị tính bạn gơ số lượng và đơn vị tính vào để theo dơi, ở 2 cột này bạn không gơ ǵ cũng được.

-       Cột Có KH (có khấu hao) bạn điền chữ C (chữ in), nếu bạn không điền chữ C th́ phần mềm chỉ theo dơi chứ không trích.

-       Cột TKTS (tài khoản tài sản) bạn gơ tài khoản tài sản vào, VD 2111,2113….

-       Cột TKCP (tài khoản chi phí) bạn gơ tài khoản chi phí vào để phần mềm hạch toán chi phí, VD 6424,6428,154…

-       Cột TKHM (tài khoản hao ṃn) bạn nhập tài khoản hao ṃn, VD 2141,2412…

-       Cột ĐT sử dụng bạn sử dụng cho bộ phận nào th́ gơ tên bộ phận đó vào, ở ô này bạn để trống cũng được

-       Cột Nguyên Giá bạn nhập nguyên giá của tài sản cố định .

-       Đến cột ngày mua, ngày bán, ngày trích th́ bạn chỉ nhập ngày mua và ngày trích, c̣n khi thanh lư tài sản th́ bạn mới điền ngày bán. Chú ư khi điền ngày bán vào th́ phần mềm sẽ không trích khấu hao cho tài sản này.

-       Cột Thời gian khấu hao bạn nhập thời gian khấu hao của tài sản vào. Chú ư phần mềm trích khấu hao theo tháng nên tài sản mà đang có thời gian trích khấu hao theo năm th́ bạn phải quy đổi ra tháng để nhập vào phần mềm

-       Cột KH 1 tháng: V́ phần mềm trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng nên bạn sẽ lấy nguyên giá chia cho thời gian khấu hao sẽ ra khấu hao 1 tháng, bạn tự chia và nhập vào đây nhé.

-       Cột Lũy kế khấu hao đầu năm: Đối với những tài sản mà bạn đă trích khấu hao từ những năm trước th́ ở đây bạn nhập số lũy kế vào. C̣n những tài sản mà bạn bắt đầu trích trong năm hiện hành th́ ở ô này bạn để bằng 0.

-       Cột Giá trị c̣n lại đầu năm: Giá trị của ô này bằng nguyên giá trừ đi giá trị hao ṃn lũy kế.

-       Cột Mă YTCP: Cột này dùng để gán Mă YTCP vào tài khoản chi phí, VD đơn vị của bạn theo dơi chi phí theo YTCP khi bạn để mă YTCP vào ô này th́ lúc hạch toán khấu hao phần mềm sẽ tự gán mă YTCP vào cho bạn (cột này bạn chỉ sử dụng khi bạn theo dơi theo YTCP c̣n không th́ bạn để trống)

-       Cột Mă C.tŕnh (Mă công tŕnh) : Cột này cũng dùng để gán Mă CT vào tài khoản chi phí khi nếu bạn muốn đưa chi phí khấu hao này vào chi phí công tŕnh, giả sử bạn theo dơi chi phí theo từng công tŕnh, tài khoản chi phí bạn để là 154 th́ khi xử lư khấu hao Mă CT sẽ tự động gán vào theo tài khoản này.(Cột này chỉ sử dụng khi bạn muốn đưa chi phí khấu hao vào chi phí cho công tŕnh đối với những công ty xây dựng c̣n không th́ bạn để trống)

-       Bạn chỉ khai những cột đă nêu ở trên c̣n những cột c̣n lại bạn không cần quan tâm đến.

Chú ư : Khi bạn nhập phát sinh, nếu có dấu hiệu tăng tài sản th́ phần mềm sẽ hỏi bạn có muốn thêm vào danh mục tài sản không, có nghĩa là khi bạn nhập đến TK Nợ là TK 2111, 2113 chẳng hạn ->Enter, th́ phần mềm sẽ xuất hiện 1 bảng dưới đây:

KHAI BAO TSCD

    Tại bảng này bạn cũng khai tương tự như bảng mà ta đă khai trong danh mục tài sản cố định th́ phần mềm sẽ cập nhật vào trong danh mục TS, nếu bạn không muốn khai trực tiếp ở màn h́nh nhập phát sinh th́ bạn có thể chọn bỏ qua, hoặc khi nhập đến TK Nợ là TK tài sản th́ thay v́ nhấn Enter th́ bạn nhấn phím Tab để bỏ qua. Sau đó bạn vào danh mục tài sản cố định để khai.

-       Sau khi khai báo xong cuối mỗi tháng ta tiến hành trích khấu hao  2.Xử lư khấu hao.

XU LY TSCD

-Sau khi xử lư khấu hao xong vào lại 3.Bảng khấu hao TSCĐ sau khi xử lư. kiểm tra lại cho chắc cú.

TSCD SAU KHI XL

-Nếu kiểm tra thấy OK rồi th́ chọn tiếp mục 4.Hạch toán khấu hao vào KTSC .Khi đó Smart sẽ tự động hạch toán (Nợ 641,642..., Có 2141) trong sổ chứng từ gốc.

HOACH TOAN TSCD

-Khi in báo cáo chọn mục 5.In bảng khấu hao tài sản cố định.

3.1.12.2. Nhập và hạch toán chi phí chờ phân bổ

CHI PHI CHO PHAN BO

Ở danh mục chi phí chờ phân bổ bạn nhập tương tự như với bên danh mục tài sản cố định

- Chỉ khác ở chỗ trong danh mục chi phí chờ phân bổ không có cột TK tài sản

- Ở cột tài khoản hao ṃn bạn để là 1421 hoặc 242

- Khi nhập phát sinh khi nhập đến TK Nợ là 1421, 242 th́ phần mềm cũng xuất hiện bảng để bạn khai chi phí chờ phân bổ vào danh mục chi phí chờ phân bổ, bạn có thể bỏ qua ở bảng này hoặc nhấn Tab khi nhập đến TK nợ là 1421,242, sau đó vào danh mục chi phí chờ phân bổ khai.

3.2. Xem và sửa dữ liệu

3.2.1.Chứng năng lọc F7 

Lọc và t́m kiếm dữ liệu là điều không thể thiếu ở bất kỳ phần mềm kế toán nào. Smart cung cấp cho bạn một công cụ lọc rất tiện ích và mạnh mẽ. Bạn có thể lọc được bất kỳ thứ ǵ có trong dữ liệu của bạn.

Ví dụ 1: Vào sổ chứng từ gốc

Lọc hóa đơn bán ra số 0150845 (Lọc với 1 điều kiện)

Cách lọc

Đưa con trỏ tới cột [số hóa đơn] nhấn phím F7. Chọn ḍng [2.Chứa] rồi Enter.

F7 CHUA

- Sau khi Enter xong bạn gơ tiếp là 0150845 vào textbox bên cạnh rồi Enter 2 lần. Sau khi Enter xong Smart sẽ hiển thị số hóa đơn đó cho bạn.

CHUA HD

Chú ư khi muốn quay lại bảng ban đầu nhấn F7 -> Esc . Smart sẽ hiển thị toàn bộ dữ liệu.

Ví dụ 2 : Lọc phiếu chi của tháng 1 và tài khoản nợ là 6428 (Lọc với nhiều điều kiện)

-       Đưa con trỏ tới cột [Loại chứng từ] nhấn F7 -> chọn mục chứa rồi Enter -> Nhập vào PC rồi Enter 2 lần.

CHUA PC

-       Đưa con trỏ tới cột [Ngày chứng từ] nhấn F7 -> chọn [Tháng trong cột] rồi Enter -> chọn mục 2.  --> Enter rồi nhập là 1 -> Enter 2 lần.

 

BANG THANG 1

-       Đưa tiếp con trỏ ra cột [tài khoản nợ] nhấn F7 => chọn mục bằng => Enter => nhập 6428 =>Enter 2 lần =>xong

CHUA TK

Sau khi lọc xong Smart sẽ trả về dữ liệu theo điều kiện bạn lọc đúng cho bạn.

chú ư nếu muốn hiển thị lại toàn bộ dữ liệu th́ nhấn phím F7 rồi nhấn tiếp phím Esc

Ví dụ 3 . Lọc Phiếu chi và Phiếu nhập kho.

- Đưa con trở tới cột [Loại chứng từ] gốc nhấn phím F7 => chọn mục [chứa] => Enter => nhập PC =>Enter

CHUA PC

- Sau khi bạn nhập chữ PC rồi Enter con trỏ sẽ nhảy sang ô nhỏ bên cạnh. Tại đây bạn nhấn tiếp phím Space th́ phần "Nối với điều kiện" bên trên sẽ được chuyển qua Hoặc bạn Enter tiếp. xong phần thao tác này th́ Smart sẽ chỉ hiển thị Phiếu chi trên màn h́nh

- Tiếp đến bạn lại nhấn F7 tiếp chọn mục Chứa rồi Enter nhập PNK rồi Enter 2 lần ->xong. Lúc này Smart sẽ hiển thị trên màn h́nh là phiếu chi và phiếu nhập kho

3.2.2.Bảng quản trị dữ liệu F8

Quản trị bảng dữ liệu là một chức năng dùng để phân tích dữ liệu,chỉnh sửa dữ liệu rất mạnh. Nếu bạn sử dụng Smart mà không biết sử dụng chức năng này th́ bạn bỏ tiền ra mua Smart thật lăng phí.

F8.1 Đếm những ḍng đă chọn : Sau khi lọc bằng chức năng F7 xong bạn muốn biết có bao nhiêu ḍng? Nhấn F8 rồi đưa vệt sáng đến “1. Đếm những ḍng đă chọn”Enter . Smart sẽ cho bạn kết quả.

F8

F8.2 Tính tổng của những ḍng đă chọn : Sau khi lọc bằng F7 xong , nhấn F8, di chuyển vệt sáng đến “2. Tính tổng của những ḍng đă chọn” gơ Enter.

Untitled52

F8.4 Thay giá trị trong cột của những ḍng đă chọn:

Chú ư : Chức năng này dùng để thay thế hàng loạt mà không undo được v́ vậy Trước khi sử dụng chức năng này bạn lên lưu dữ liệu ra một file pḥng hờ trước v́ nếu bạn lỡ tay thay lộn th́ hậu quả rất nghiêm trọng. Không có cách nào lấy lại dữ liệu được đâu.

Muốn thay dữ liệu ở cột nào th́ đưa vệt sáng đến cột đó, rồi nhấn F8. di chuyển vệt sáng đến “4. Thay thế giá trị trong cột của những ḍng đă chọn” gơ Enter, SMART sẽ hiện ra “Biểu thức thay” cho ta gơ giá trị cần thay thế vào. (nếu là dữ liệu loại chữ th́ phải để trong dấu nháy '   ' ,nếu là dữ liệu loại số th́ không cần.)

Ví dụ : Sau khi bạn lọc tất cả tài khoản nợ là 133 muốn thay ḍng diễn giải thành 1331

Nhấn F8 -> Chọn mục 4 -> Enter gơ biểu thức sau :  ‘1331’ -> OK -> YES…

F8 4

 F8.5 In báo cáo sự lựa chọn bât kỳ

Chức năng này dùng để in báo cáo nhanh theo ư muốn của người sử dụng. Sau khi lọc bằng F7 xong bạn muốn in kết quả đă lọc th́ nhấn F8 Chọn mục 5. Enter

F8 5

Bạn dùng phím Space để chọn danh sách cột in. Gơ tiêu đề báo cáo vào ô tiêu đề nếu muốn. Nếu muốn bỏ cột nào th́ Click chuột sang List box Danh sách cột in ra cũng nhấn phím Space để bỏ. Sau khi chọn danh sách cột in xong Click Ok để in. Chương tŕnh sẽ chuyển ra Excel cho bạn.

F8.6 Đánh dấu những ḍng đă chọn

Chức năng này có tác dụng đánh dấu hàng loạt những ḍng đă chọn. Sau khi đánh dấu xong bạn nhớ bỏ đánh dấu đi  để sau này xóa đở lộn.

Vd: dùng F7 lọc những ḍng có loại chứng từ là “PT”, muốn đánh dấu để xoá đi. Dùng F8 chọn “6. Đánh dấu những ḍng đă chọn” gơ Enter. Những ḍng này sẽ được đánh dấu bằng một kư tự “A” ở cột “Đánh dấu” trong KTSC.

Sau khi đánh dấu xong muốn lọc những ḍng đă chọn th́ gơ F8->Chọn mục C.Lọc những ḍng đă đánh dấu

F8.7 Thôi đánh dấu những ḍng đă chọn

Sau khi đánh dấu để tiện việc kiểm tra, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu xong. Để chánh sai sót làm đè dữ liệu hoặc xóa mất dữ liệu, bạn lên bỏ chế độ đánh dấu đi.

Nhấn F8 chọn mục “7.Thôi đánh dấu những ḍng đă chọn” gơ Enter

F8.B Xóa những ḍng đă chọn

Chú ư : Trước khi xóa nên lưu ra file pḥng hờ trước

Sau khi lọc bằng F7 xong, dùng F8.6 đánh dấu. Tiếp tục dùng F8.B để xóa dữ liệu. Sau khi gơ Enter bạn sẽ thấy một thông báo xuất hiện. Kiểm tra lại một lần nữa trước khi xóa.                                             

Nhấp “OK” SMART sẽ hỏi bạn lần cuối “Yes” hay “No”, nếu muốn xóa th́ chọn “Yes”, không th́ chọn “No”.

 F8.C Lọc những ḍng đă đánh dấu

Sau khi đánh dấu xong . Bạn muốn lọc những ḍng đánh dấu th́ nhấn F8 -> chọn mục C.lọc những ḍng đánh dấu

 F8.D In bảng dữ liệu theo subtotal

Nếu bạn đă từng In báo cáo dạng Subtotal trong Excel th́ chức năng này cũng tương tự như vậy

Sau khi lọc bằng F7 xong muốn in dữ liệu từ kết quả đă lọc nhấn F8 chọn mục D. . .  Enter

Dùng phím F1 trên bàn phím chữ để chọn biểu thức gộp, Dùng phím Space để chọn danh sách cột in

 Sau khi Click Ok . Chương tŕnh sẽ in ra như sau. Cứ hết 1 số hóa đơn Chương tŕnh sẽ cộng lại.

F8.E Sao những ḍng đă chọn ra bảng khác

Chức năng này dùng để lưu dữ liệu ra một database Access, Excel hoặc file XML

Sau khi đă lọc bằng F7 xong . Bạn muốn lưu dữ liệu bạn đă lọc ra một file khác th́ bạn nhấn F8 chọn mục E

- Nếu lưu ra database Access th́ tên database có đuôi là mdb c̣n nếu lưu ra Excel th́ Ten database có đuôi là Xls

Ví dụ trên lưu dữ liệu là toàn bộ PC ra file Excel ABC và tên bảng là ABC bạn làm như sau:

-       Dùng chức năng F7 lọc toàn bộ PC ma ta có,

-       Sau khi lọc xong bạn nhấn F8 chọn mục E ->Sao những ḍng đă chọn qua bảng khác. Phần mềm sẽ xuất hiện bảng như h́nh dưới

-       Bạn chọn loại file để lưu ra, giả xử chọn là Lưu ra Excel 2003 chẳng hạn

-       Tiếp theo bạn chọn thư mục lưu, bạn t́m đến đường dẫn để lưu file này và chú ư phải đặt tên cho file, giả xử đặt là ABC.

-       Sau khi đă chọn thư mục lưu file này, bạn click chọn OK –> YES. 

F8 E

 F8 F. Bổ sung dữ liệu vào bảng này từ bảng khác

Chức năng này dùng để bổ sung dữ liệu từ một bảng khác của SQL,Access,Foxpro,Excel vào bảng này. Chức năng này thường được sử dụng để đẩy dữ liệu từ Excel vào phần mềm. Để bổ sung vào được th́ Cấu trúc các bảng trong nguồn dữ liệu phải có cùng cấu trúc dữ liệu với bảng này trong phần mềm. Ví dụ bạn bổ sung file excel sau vào phần mềm.

 

LCTG

SOCT

NGAYCT

DIENGIAI

TKNO

TKCO

TTVND

PKT

1

31/01/08

Phải trả lương văn pḥng tháng 1

6421

334

10,000,000

PKT

1

28/02/08

Phải trả lương văn pḥng tháng 2

6421

334

10,000,000

PKT

1

31/03/08

Phải trả lương văn pḥng tháng 3

6421

334

10,000,000

Nếu data trong cột kiểu là Số (Number) th́ không được để trống mà phải để là 0. Thứ tự sắp xếp cột trong Excel không cần phải giống trong Smart . Chỉ cần đúng mă cột .Bạn Click vào Từ file để chọn file. Tiếp theo trong ô [File of  type] chọn Excel file . Rồi chọn file Excel ḿnh muốn bổ sung. OK -> XONG

-       Ví dụ : Giả xử bây giờ bạn muốn bổ sung file Excel ABC mà lúc năy vào sổ chứng từ gốc bạn làm như sau:

-       Bạn mở Sổ Chứng Từ Gốc lên nhấn F8 chọn muc F -> Bổ sung dữ liệu vào bảng này từ bảng khác -> Nhấn Enter xuất hiện bảng như h́nh bên dưới

-       Bạn chọn file nguồn để t́m đến file Excel aaaa.xls cần đưa vào. Chú ư tên bảng là tên Sheet của file Excel bạn cần đưa vào. Bạn check vào lấy tên bảng hiện hành.

-       Bạn chon loại data nguồn là Từ file Excel (*.xls) -> Chọn bổ sung vào cuối bảng -> OK -> YES và chờ phần mềm bổ sung vào và bạn mở Sổ Chứng Từ Gốc ra xem.

F8 F 

F8=>G chuyển dữ liệu trong cột sang chữ hoa

Chức năng có tác dụng chuyển toàn bộ dữ liệu trong cột sang chữ hoa

F8.=>H chuyển dữ liệu trong cột sang chữ thường

Chức năng có tác dụng chuyển toàn bộ dữ liệu trong cột sang chữ thường

F8.=>I chuyển dữ liệu trong cột sang chữ hoa kư tự đầu

Chức năng có tác dụng chuyển toàn bộ dữ liệu trong cột sang chữ hoa của kỳ tự đầu tiên.

Ví dụ : nguyễn văn nhật -> Nguyễn Văn Nhật

F8.=>J chuyển dữ liệu trong cột sang chữ hoa kư tự đầu (một chữ)

Chức năng có tác dụng chuyển toàn bộ dữ liệu trong cột sang chữ hoa của kỳ tự đầu tiên của chữ đầu tiên

Ví dụ : nguyễn văn nhật -> Nguyễn văn nhật

F8.=>L chuyển dữ liệu từ Vni Dos sang Unicode

Thường chức năng này có tác dụng chuyễn những dữ liệu từ Fox for Dos Sang Unicode

F8.=>M T́m chữ trong cột và thay thế bằng chữ khác

Thường sử dụng chức năng này trong các cột như Tên khách hàng,Diễn giải để thay thế hàng loạt đỡ mất thời gian. Tuy nhiên nó cũng rất nguy hiểm nếu bạn thay nhầm. V́ vậy trước khi thay hăy lưu dữ liệu sang file pḥng hờ trước.

Ví dụ . Trong cột tên khách hàng bạn muốn thay toàn bộ chữ   [XD & TM] bằng [xây dựng và thương mại] th́ bạn chọn F8 ->M . rồi nhập như h́nh dưới

F8.=>P Bổ sung dữ liệu vào cột từ file Excel

Chức năng này giống như một hàm Vlookup của Excel .

Ví dụ trong danh mục tài khoản Có 3 cột Matk (Mă tài khoản),Tentk (Tên tài khoản - Tiếng Việt),Tentk_e (Tên tài khoản - Tiếng Anh)

Nhưng Tentk_e chưa có . Trong khi đó bạn có cột Tentk_e trong Excel bạn muốn bổ sung vào Smart căn cứ theo mă tài khoản th́ bạn làm như sau.

vào Danh mục tài khoản nhấn F8 chọn mục P

3.2.3.Sửa chứng từ và gộp chứng từ (Ctrl + G)

3.2.3.1 Sửa chứng từ

- Sau nhập dữ liệu xong nếu bạn phát hiện sai sót th́ bạn mở Sổ Chứng Từ Gốc. Bạn dùng chức năng F7 để lọc dữ liệu.

- Sau khi lọc xong nhấn F10 sau đó bạn sửa b́nh thường.

- Nếu muốn xóa ḍng bạn quét vào ḍng đó rồi nhấn Delete,sau đó nhập số ḍng xóa vào ô nhỏ phía dưới và chọn OK để xóa.

Untitled58

- Nếu sửa lại mà đơn giản ví dụ như diễn giải hay số hóa đơn th́ bạn cứ đưa con trỏ tới ô đó nhấn F2 sửa b́nh thường.

- Nếu sửa liên quan đến số lượng, đơn giá, thành tiền th́ bạn nhấn F12 để Smart mở lên form sửa.

F12

trên form sửa này bạn thấy sai mă hàng th́ th́ bạn có thể nhấn F1 để t́m theo tên giống như trên màn h́nh nhập. hoặc nếu sai số lượng th́ bạn có thể nhập lại số lượng . sau khi nhập xong bạn click vào nút Tổng để xem nếu thấy đúng bạn click vào nút Save th́ Smart sẽ cập nhật ngược lại sổ chứng từ gốc.

3.2.3.2. Gộp chứng từ (Ctrl + G)

 Chức năng gộp chứng từ (Ctrl + G):

Ctrl + G. Gộp bảng dữ liệu theo biểu thức.

Nếu bạn hay cần phân tích dữ liệu là Ctrl + G là chức năng gộp trong sổ chứng từ gốc rất lợi hại sẽ giúp bạn ra báo cáo rất nhanh.

Ví dụ. Bạn muốn in báo cáo nhanh của tất cả phiếu nhập kho mà trong đó mỗi hàng là một phiếu nhập kho. Bao gồm Số chứng từ,Ngày chứng từ,Tài khoản Nợ,Tài khoản có, Thành tiền.

Cách làm như sau.

Vào sổ chứng từ gốc nhấn Ctrl + G . Dùng phím Space chọn LCTG,SOCT

Nhấn Xử Lư . Chương tŕnh sẽ gộp sổ chứng từ gốc lại theo danh sách cột gộp. Và mở sổ chứng từ gốc sau khi đă gộp. Sổ chứng từ gốc gộp là bảng nháp. bạn có thể sửa trong này thoải mái.

Sau đó nhấn F8 chọn mục 5 để chọn danh sách cột in