Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
VD: kế toán muốn ghi sổ bút toán công nợ nhà cung cấp, cần một bộ chứng từ gồm có: hóa đơn đỏ (nhà cung cấp gửi), phiếu nhập kho có xác nhận của thủ kho (nếu là mua hàng nhập kho), phiếu yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ (của bộ phận có nhu cầu), báo giá của nhà cung cấp, đơn mua hàng, phiếu đề nghị thanh toán. Tùy vào quy trình làm việc của mỗi công ty mà bộ chứng từ có thể khác nhau tí xíu, nhưng căn bản là bao gồm các chứng từ mà mình vừa nêu.
2. Những nội dung bắt buộc của một chứng từ kế toán
Một chứng từ kế toán bắt buộc phải có 7 nội dung sau đây:
– Tên gọi và số hiệu của chứng từ
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ
– Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán
– Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán
– Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ
– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
– Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ.
Ngoài 7 nội dung chủ yếu trên, tùy theo từng loại chứng từ mà có thể có thêm một vài nội dung khác.
3. Vai trò của chứng từ kế toán
– Là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị
– Là căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống
– Là bằng chứng để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị
– Là bằng chứng để các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật trong các vụ kiện tụng, tranh chấp.
4. Phân loại chứng từ kế toán
v Theo công dụng
– Chứng từ mệnh lệnh: là loại chứng từ mang quyết định của chủ thể quản lý như lệnh chi tiền, lệnh xuất kho. Chứng từ mệnh lệnh chỉ thể hiện mệnh lệnh, chưa phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên chưa phải là căn cứ để ghi sổ kế toán.
– Chứng từ thực hiện: là loại chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn mua hàng, …
– Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ kết hợp 2 nội dung của 2 loại chứng từ trên. Ví dụ hóa đơn bán hàng kiêm lệnh xuất kho…
v Theo địa điểm lập chứng từ
– Chứng từ bên trong: là các chứng từ do các bộ phận nội bộ của doanh nghiệp lập như phiếu xuất, phiếu nhập, phiếu thu, phiếu chi…
– Chứng từ bên ngoài: là loại chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến đơn vị và được lập từ các đơn vị bên ngoài như hoá đơn mua hàng, giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng…
v Theo tính chất pháp lý
– Chứng từ bắt buộc: là những chứng từ Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ, mục đích và phương pháp lập chứng từ. Loại chứng từ bắt buộc được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực kinh tế và các DN thuộc các thành phần kinh tế. Gồm có:
– Chứng từ hướng dẫn: là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng làm cơ sở để các đơn vị dựa trên đó mà vận dụng một cách thích hợp vào từng tình huống cụ thể. Chẳng hạn như Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho…
v Theo nội dung kinh tế
– Chứng từ về lao động, tiền lương. VD: Bảng chấm công…
– Chứng từ về hàng tồn kho. VD: Phiếu xuất kho…
– Chứng từ về tiền tệ. VD: Phiếu thu, phiếu chi…
– Chứng từ về bán hàng. VD: Thẻ quầy hàng…
– Chứng từ về TSCĐ. VD: Biên bản bàn giao TSCĐ…
B.Các lưu ý về chứng từ và tài liệu kế toán
- Về lập chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế đều phải lập chứng từ kế toán
– Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
– Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu.
– Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt
– Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
– Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.
– Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than.
– Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
– Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
- Về chữ ký trên chứng từ
– Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
– Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.
– Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giốngchữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
– Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
– Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
– Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.
– Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
- Thời điểm đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ
v Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Cụ thể:
– Tài liệu kế toán của niên độ kế toán đã kết thúc và không còn sử dụng để ghi sổ kế toán trong niên độ kế toán tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán
– Tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, phải đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt
Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc mỗi công việc nói trên
v Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải là bản chính
v Các đơn vị phải mở “Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ” để ghi chép, theo dõi và quản lý tài liệu kế toán lưu trữ. Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ phải có các nội dung chủ yếu: Loại tài liệu lưu trữ, số hiệu, ngày tháng đưa vào lưu trữ, hiện trạng tài liệu khi đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ.
- Về thời hạn lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán
- Tối thiểu 05 nămđối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
- Tối thiểu10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
- Lưu trữ vĩnh viễnđối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
- Nơi lưu trữ tài liệu kế toán
– Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị đó.
– Tài liệu kế toán của công ty liên doanh, công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo giấy phép đầu tư được cấp, phải được lưu trữ tại công ty trong lãnh thổ nước CHXHCN Việt Nam
– Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản (kể cả công ty liên doanh, công ty 100% vốn nước ngoài), bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến sự kiện giải thể, phá sản được lưu trữ tại cơ quan quyết định thành lập (cấp giấy phép) hoặc cơ quan cấp giấy đăng ký kinh doanh hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định giải thể, phá sản.
– Tài liệu kế toán của đơn vị cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu phải được lưu trữ tại đơn vị của Chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu.
Tài liệu kế toán của các niên độ kế toán đã kết thúc của các đơn vị được chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị mới: Nếu tài liệu kế toán phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị mới; Nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định chia, tách đơn vị. Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại đơn vị mới chia, tách.
– Tài liệu kế toán của các niên độ kế toán đã kết thúc và tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập của các đơn vị bị sáp nhập, lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập.
– Trường hợp tại đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ thì có thể thuê lưu trữ tài liệu kế toán tại các tổ chức lưu trữ trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên. Hợp đồng phải ghi cụ thể trách nhiệm của mỗi bên đối với tài liệu kế toán thuê lưu trữ, chi phí thuê và phương thức thanh toán chi phí thuê.
- Thời điểm hủy và thủ tục hủy tài liệu kế toán
Thời điểm hủy: Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có chỉ định nào khác của người hoặc của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đứng đầu đơn vị. Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải làm đầy đủ, đúng các thủ tục theo quy định của chế độ này.
v Thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ:
– Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị nào thì đơn vị đó thực hiện tiêu huỷ;
– Người đứng đầu đơn vị quyết định thành lập “Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng có Lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng hoặc người phụ trách công tác kế toán và đại diện của bộ phận lưu trữ
– Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ” và “Danh mục tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm”
– Lập “Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” và tiến hành tiêu huỷ tài liệu kế toán. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, ngoài các nội dung quy định của một văn thư biên bản, còn phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ của mỗi loại (từ năm, đến năm), hình thức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên hội đồng
– Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ và Danh mục tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm được dùng làm căn cứ để ghi “Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ” và lưu trữ 20 năm tại kho lưu trữ của đơn vị.
– Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải được thực hiện ngay trong khi lập Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị để thực hiện tiêu huỷ tài liệu kế toán theo các hình thức như: đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, bảo đảm tài liệu kế toán đã tiêu huỷ không thể sử dụng lại được các thông tin, số liệu trên đó. Trường hợp tận thu giấy vụn làm nguyên liệu, Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải thực hiện các hình thức tiêu huỷ nói trên trước khi đưa giấy vụn ra ngoài đơn vị.
C. Quy trình thực tế
- Quy trình mua hàng
(1) BP có yêu cầu lập phiếu Yêu cầu mua hàng gửi đến P.Mua hàng
(2) P.Mua hàng nhận phiếu Yêu cầu mua hàng, căn cứ vào đó lập Yêu cầu báo giá
(3) P.Mua hàng gửi Yêu cầu báo giá cho NCC
(4) NCC căn cứ Yêu cầu báo giá, lập Báo giá
(5) NCC gửi Báo giá cho P.Mua hàng
(6) P.Mua hàng nhận Báo giá, xem xét giá cả, nếu đồng ý mua thì lập Đơn hàng mua gửi NCC
(7) NCC nhận Đơn hàng mua
(8) NCC chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết gồm Phiếu giao hàng, Hóa đơn bán hàng để giao hàng cho người mua
(9a) NCC mang hàng cùng Phiếu giao hàng chuyển đến kho cty
(9b) Đồng thời NCC gửi Hóa đơn bán hàng đến P.Mua hàng
(10a) Bộ phận kho nhận hàng, lập Phiếu nhập kho
(10b) P.Mua hàng căn cứ hóa đơn lập phiếu Đề nghị thanh toán
(11a) P.Mua hàng tập hợp tất cả các chứng từ liên quan đến mua hàng gửi về P.Kế toán, gồm có: Yêu cầu mua hàng, Báo giá, Đơn hàng mua, Hóa đơn bán hàng, Đề nghị thanh toán
(11b) BP Kho gửi Phiếu nhập kho đến P.Kế toán
(12) Sau khi P.Kế toán nhận đủ một bộ chứng từ, hạch toán ghi nhận nợ phải trả NCC
(13a) Nếu thanh toán qua Ngân hàng, Kế toán lập Ủy nhiệm chi gửi đến Ngân hàng
(13b) Nếu thanh toán bằng tiền mặt, Kế toán lập Phiếu chi gửi qua Thủ quỹ chi tiền.
*Tham khảo thêm:
Phần mềm kế toán cho cá nhân – công ty dịch vụ kế toán Smart Pro
