Hướng dẫn tạo cơ sở dữ liệu làm việc mới, chuyển số dư sang năm mới trên phần mềm Smart Pro 5.0

11. TẠO CỞ SỞ DỮ LIỆU LÀM VIỆC MỚI VÀ CHUYỂN SỐ DƯ SANG NĂM MỚI

11.1. Tạo cở sở dữ liệu làm việc mới

Nếu bạn là người làm dịch vụ kế toán thì bạn sẽ phải làm nhiều công ty trên một máy . Smart cung cấp một công cụ rất tiện ích cho phép bạn làm nhiều công ty trên một máy

Cách làm như sau

– Vào mục Công cụ tiện tích => 6.Tạo database mới . Màn hình xuất hiện như sau

untitled132

– Nếu hệ thống kế toán chạy nội bộ, thì chỉ có thể tạo database trên máy chủ

– Tên DATABASE đặt ngắn gọn, VIẾT HOA, không dấu, không khoảng trắng, không ký tự đặc biệt như *,!,@,$,&,-,^,# , đ…..

– Tên DATABASE Phải kèm theo năm tài chính.

Trong ô Tên database bạn nhập tên bạn muốn đặt . ví dụ Công Ty Đông Hải thì bạn nên đặt là DH2013 hoặc DOHA2013 hoặc DONGHAI2013. Đặt tên như vậy để bạn biết thứ nhất là DH (Thể hiện tên công ty Đông Hải) còn 2011 (là năm 2011). Như vậy sẽ tiện lợi cho bạn theo dõi.

Trong ô thư mục lưu dữ liệu là thư mục để lưu dữ liệu. Bạn nên để tất cả dữ liệu vào một thư mục cho dễ backup. Khi nào copy dữ liệu lưu ra đĩa thì bạn chọn Click vào Stop của SQL SERVER ở góc phải dưới màn hình (Click đúp vào biểu tượng có cái hộp và hình tam giác màu xanh để mở) rồi copy thư mục này ra đĩa. Copy xong bạn Click lại vào Start /Continue

Khi khởi động vào chương trình bạn nhập mật khẩu trước rồi chọn Click List All database. Phần mềm sẽ báo cho bạn biết được bạn đang có bao nhiêu data, lúc này bạn Click chuột lên ô Tên DATA trong danh sách DATA này bạn sẽ thấy Data bạn mới tạo hiện ra. Bạn chỉ việc click chọn Data để làm việc thôi, Sau khi chọn data bạn chọn OK để đăng nhập vào giao diện của phần mềm

untitled133

*Trường hợp tạo DATABASE mới mà khi vào phần mềm ta ấn nút List All Database mà Database ta vừa tạo không hiện ra. Thì ta vào data năm cũ vào mục Phân quyền . Vào mục 8.Phân quyền sử dụng theo Database xem bạn có phân quyền theo database không. Nếu có ta phải khai Database mới tạo vào và danh sách USER được nhìn thấy Database đó.

11.2. Chuyển số dư sang năm mới

Do Smart chỉ hỗ trợ bạn làm 1 năm trên 1 database nên sau khi bạn đã tạo data cho 1 năm mới bạn phải tiến hành nạp số dư từ data năm trước qua năm nay.

Cách làm như sau:
Đầu tiên bạn đăng nhập vào database của năm trước. Kiểm tra trong cài đặt thông số dòng ID19, ID26 xem bạn đã khai báo các tài khoản công nợ, hàng hóa vào đây chưa, nếu chưa có thì bạn khai thêm vào.
Vào mục A. Bảo trì hệ thống => 01.Kiểm tra và cập nhật số dư các danh mục => Xử Lý. Nếu phần mềm có báo lỗi gì thì bạn phải sửa lại cho đúng, sau khi cập nhật mà phần mềm không báo gì thì kết chuyển số dư mới đúng.
Tiếp theo bạn đóng phần mềm lại và đăng nhập sang database của năm nay.

– Bạn vào C. Công cụ tiện ích=> 01. Nạp số dư cuối kỳ trước vào đầu kỳ này màn hình xuất hiện

untitled134

Tại mục Database kỳ trước bạn nhập tên Data kỳ trước. Năm hiện hành bạn nhập năm của Data bạn muốn chuyển số dư qua
Sau đó bạn click chọn Nạp số dư TK,CN,HH. Sau đó nạp số dư Tài sản hoặc Chi Phí chờ phân bổ, hoặc Công trình hoặc khế ước nếu có. phần mềm sẽ tự động đẩy số dư các tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục hàng hóa , v.v của Data kỳ trước sang đầu kỳ này.